Подтверждение бронирования (Confirmation reservation)

Подтверждение бронирования – это резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту. В зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содержащее информацию об имени гостя, сроках проживания, категории номера, его цене и дополнительных услугах, которые могут быть забронированы заранее (например, стоимость трансфера, завтрака и т.д.). Текст подтверждения бронирования должен быть отправлен клиенту на фирменном бланке, на котором указывается номер подтверждения заказа, должность и фамилия ответственного лица отдела бронирования, а также прочие реквизиты гостиницы. Подтверждение необходимо для того, чтобы гостиница всегда могла доказать, что заказчик был информирован об условиях бронирования в данном отеле.

Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера (например, одноместный, люкс, апартаменты и т.п.), но если гость, особенно из числа постоянных или вип-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается. В таком случае по возможности следует предоставить клиенту полюбившийся номер.

Гостиницы могут менять политику цен, а также порядок подтверждения бронирования в процессе работы. Официально опубликованные тарифы на размещение могут быть изменены без предупреждения клиента, однако не подлежит изменению стоимость номера, указанная в подтверждении о бронировании. Гостинице следует письменно сообщить клиентам об изменении тарифов на предоставляемые услуги размещения не менее чем за 30 календарных дней до даты введения.

Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснять их.

Категорически запрещается направлять в адрес фирмы клиента бланк подтверждения бронирования, содержащий служебные резолюции, пометки, подписи служащих отдела бронирования или службы продаж.

Клиенты, желающие, чтобы номер был особенным образом подготовлен к заезду, должны сообщить: способ оплаты, имя гостя, имя и адрес того, кто оплачивает дополнительный сервис, подробное описание необходимого: если подарки - то какие, если нужна открытка – то какого содержания, и т.д.

Все дополнительные просьбы должны быть внесены в специальный бланк и обязательно оплачены.

Процесс обработки письма – заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.

1. При получении письма – заявки на размещение сотрудник отдела бронирования заполняет соответствующий бланк (New Reseivation) либо вносит наиболее важные данные из письма – заявки на размещение в журнал резервирования номеров. Далее он регистрирует данную заявку в электронной системе бронирования отеля и присваивает ей порядковый номер. Все бронирования должны быть введены в компьютерную систему в течение 1–2 часов.

На основании введенной информации формируется перспективный график загрузки гостиницы. При регистрации заявки на бронирование особое внимание следует обращать на тип бронирования и форму оплаты. При гарантированном бронировании в заявке должны быть указаны реквизиты платежных документов, гарантирующие получение оплаты за номер при неявке гостя или поздней аннуляции бронирования клиентом (номер кредитной карты клиента или номер банковского перевода). Чем больше информации будет внесено в электронную систему бронирования, тем качественнее и быстрее будет происходить процесс поселения и выписки клиентов.

2. Сотрудник отдела бронирования подготавливает подтверждение бронирования, куда вносятся все необходимые данные. Номером подтверждения (Comfirmation number) будет являться тот же номер, под которым была зарегистрирована заявка на размещение. Как правило, в отелях уже имеются бланки подтверждений заявок на бронирование. Они могут представлять собой бланки, как заложенные в электронную систему бронирования, так и отпечатанные типографским способом. Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение. Основными языками, применяемыми в деловой переписке при бронировании номеров в гостиницах России, являются русский, английский, немецкий, в меньшей степени – французский, испанский и др. языки. Текст подтверждения бронирования во многом зависит от типа бронирования. При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. За основу текстов подтверждения можно взять следующие варианты:

За основу подтверждений в части условий и порядка бронирования на английском языке можно взять следующие тексты:

В первом подтверждении речь идет о пока не гарантированном бронировании. Во втором – о гарантированном бронировании.

Кроме условий и порядка бронирования в текстах подтверждений, гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице, а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.

• 3. Сотрудник отдела резервирования посылает подтверждение бронирования по номеру факса, указанному в письме – заявке на размещение от компании, фирмы или частного лица. Сотрудник должен убедиться в том, что подтверждение бронирования получено адресатом в полном объеме, без искажений. Подтверждением благополучного получения послания в этом случае будет ответ "ОК" на специальном бланке- рапорте (Transmission control receipt), выдаваемом факсом. В случае получения нечеткого послания (смазанного или нечитабельного текста) факс выдаст ответ Error или Poor line condition. (Ответы факса зависят от модели аппарата и могут быть иными.)
• 4. Все зарегистрированные письма – заявки на размещение, подтверждения бронирования на эти заявки и положительные подтверждения приема факса адресатом сортируются по датам заезда и хранятся в отделе бронирования до момента прибытия гостя в отель. Это необходимо для уточнения деталей размещения при заезде гостя. После отъезда гостей эти

Рис. 10.

документы переходят в архив гостиницы. Это необходимо на случай уточнения каких-либо деталей о проживании клиента в прошлом.

Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостей. Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение.

Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.

Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющееся подтверждение, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой "переподтверждение" (reservation reconfirmation). На рис. 10 представлен образец текста переподтверждения бронирования.

Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожи-

Рис. 11.

дания проверяются ежедневно. Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Приоритет определяется менеджером отдела. На рис. 11 предлагается образец бланка изменений в бронировании.

Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает о периоде улучшения ситуации со свободными номерами и выражает надежду на дальнейшее сотрудничество. Текст такого отказа может выглядеть следующим образом:

Образцы текстов отказа на размещение на английском языке приведены ниже.

18.09.2012 17:58

Вы подобрали тур и отправили заявку на бронь туроператору? Тогда давайте поговорим о сроках подтверждения бронирования .

Обычно этот процесс занимает от 1 до 3 суток. Все зависит от страны и туроператора, которые выбрал ваш клиент. При бронировании тура обязательно предупредите клиента, что подтверждение может занять некоторое время и не стоит паниковать, если заявка не была одобрена туроператором сиюминутно.

Некоторые ТО предоставляют туры с моментальным подтверждением. Поясним: в рамках самых популярных направлений туроператоры выкупают места в отелях и на рейсах авиакомпаний. И когда вы отправляете заявку именно на такой тур, подтверждение приходит в течение 10−20 минут.

Если же ТО не обзавелись выкупленными местами, то подтверждение тура происходит следующим образом: туроператор отправляет запрос о наличии мест в авиакомпанию, затем у принимающей стороны (компании, которая уже на месте связывается с отелями) или отеля напрямую уточняет, есть ли у них свободные номера. Только после получения ответов на все вопросы ТО сообщает вам о результате: подтверждает или отклоняет вашу заявку. Вот почему процесс подтверждения бронирования может занять несколько дней.

Чтоб купить тур на завтра мне пришлось ехать в брендовое турагенство (аннекстур-аннекс шоп) покупать через них (оплата картой была без комиссии, кстати), минуя систему workle. В автоматическом поиске workle тура естественно не было;).
А жаль. было бы удобно забронировать через инет, оплатить картой в инете, распечатать документы (или получить их в аэропорту)

Подтверждение бронирования - резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым гостиницей гостю.

После получения заявки на бронирование гостиница должна выслать подтверждение или отказ в брони. Иногда заявки ставятся на лист ожидания, а окончательный ответ дается в течение установленного срока. Любое бронирование считается подтвержденным после получения Гостем

расчетного листа номера брони, сформированного программным обеспечением. Менеджер бронирования гостиницы обязан предоставить подтверждение бронирования с уникальным номером брони по согласованному с Гостем и удобным ему способом (по номеру факса или электронному адресу).

Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение.

При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. Кроме условий и порядка бронирования, в текстах подтверждений гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице , а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.

Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостей. Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение. Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.

Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющееся подтверждение, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой «переподтверждение» (reservation reconfirmation).

Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожидания проверяются ежедневно. Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Приоритет определяется менеджером отдела.

Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, то в таком случае отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает период улучшения ситуации со свободными номерами выражает надежду на дальнейшее сотрудничество.

Аннуляция бронирования.

Служба бронирования выполняет не только бронирование номеров, но и производит аннуляцию заказов на бронирование . При полной аннуляции бронирования заполняется бланк «Отмена бронирования ».

Аннуляция негарантированного бронирования . Сотрудник отдела бронирования должен запросить имя гостя, адрес, количество забронированных номеров, дату заезда и выезда, а также номер подтверждения, если таковой существует. Эта информация помогает правильно осуществлять аннуляцию бронирования. После того как была произведена аннуляция бронирования , сотрудник отдела бронирования называет гостю номер аннуляции заказа и спрашивает, будет ли гость осуществлять какое-либо другое бронирование . Сотрудник должен удостовериться, что заказ на бронирование отменен и создан документ аннуляции бронировани я с соответствующим номером.

Аннуляция гарантированного бронирования . При заблаговременной аннуляции бронирования гостем, во избежание недоразумений, особенно финансовых, сотрудники отдела бронирования должны руководствоваться установленными правилами аннуляции гарантированного бронирования.

1. Запрашивается информация о бронировании номера . Эта информация включает имя гостя, его адрес, количество забронированных номеров, даты заезда и выезда, номер бронирования. В процессе отмены бронирования гостю также сообщается номер аннуляции. Сотрудник отдела бронирования должен объяснить клиенту, что номер аннуляции должен быть сохранен как гарантия своевременной аннуляции бронирования в случае возникновения каких-либо финансовых претензий со стороны отеля. Номер аннуляции состоит из даты, инициалов и кода сотрудника, осуществляющего аннуляцию.

2. Отмечается, что бронирование номера аннулировано , документу присваивается соответствующий номер аннуляции, а также проставляется дата аннуляции. Если аннуляция производится не самим гостем, а по его просьбе, то проставляется имя того, кто производит аннуляцию.

3. Номер аннуляции бронирования вносится в общую ведомость.

4. Все сведения по данной аннуляции вносятся в базу данных компьютера отеля для статистики, анализа и дальнейшей выработки политики отеля в плане резервирования номеров. Эта информация сохраняется в памяти компьютера до следующего возможного приезда гостя.

Действия по отмене бронирования, сделанного по предоплате, в разных отелях могут отличаться между собой. Предоплата должна быть возвращена гостю после процесса аннуляции бронирования . Возможно письменное подтверждение аннуляции, высылаемое отелем в адрес клиента, турагентства или компании.

Если запрос на отмену заявки пришел по факсу или e-mail, то сотрудник бронирования высылает письмо-подтверждение отмены (cancellation confirmation). Служба, принимающая аннуляцию должна действовать профессионально, вежливо, аккуратно и четко.

Собранная в процессе резервирования информация автоматически перемещается на стойку Reception. Сотрудники отдела бронирования подготавливают листы заезда на каждый день, ими пользуются сотрудники при заезде гостей. Высококлассные отечественные отели предоставляют иностранным гражданам визовую поддержку.

Для получения визы требуется собрать пакет документов для консульских служб, гарантирующие возвращение на родину, наличие места проживания за границей и достаточное количество денег на пребывание в стране. Здесь мы рассмотрим подтверждение брони отеля для визы – документ, свидетельствующий о наличии места проживания в стране конечного следования.

В каком случае можно оформить бронь в отеле

Забронировать номер в отеле для получения визы нужно тогда, когда вы путешествуете самостоятельно, не прибегая к услугам туристических агентств, а в стране визита у вас нет родственников, которые бы могли прислать вам приглашение.

Консульства выдвигают разные требования к предоставлению и оформлению документов. Можно предоставить электронный купон о резервировании номера с сайта бронирования типа Booking.com. Иногда запрашивается официальный факс из отеля. Консульская служба может запросить подтверждение оплаты забронированного номера. В этом случае придется внести предоплату.

Можно ли забронировать отель только для визы

Если рассматривать образец брони с сайта Booking.com, то там содержится необходимая информация о самом отеле, сроках пребывания в нем, гостях, стоимости проживания, условиях оплаты и отмены брони. Этого будет достаточно для получения визы.

Как выглядит документ, подтверждающий бронь в отеле

Рассмотрим, как выглядит подтверждение брони отеля для визы, на примере официального ответа из гостиницы. Официальный документ оформляется на бланке гостиницы, где указаны её контактные данные (адрес, телефоны, email).

Документ должен содержать:

• подтверждение самого бронирования;
• номер брони;
• даты проживания;
• информацию о лице, сделавшем заказ;
• контактные данные отеля (наименование, адрес, телефон, электронная почта), а также часы работы приемной, время заселения и выселения;
• информацию о выбранном номере с указанием таких сведений, как:
  • категория;
  • цена за ночь и общая стоимость;
  • количество гостей. Важно, чтобы были указаны поименно все проживающие в номере;
  • тип бронирования (гарантированное/негарантированное);
  • условия отмены бронирования;
  • способ оплаты;
• условия проживания в отеле;
• общую стоимость с учетом дополнительных услуг, комиссий.

Запросить официальную бронь можно, обратившись напрямую в отдел бронирования после того, как номер был забронирован на сайте-посреднике или непосредственно на сайте отеля.

Для вынесения положительного решения о выдаче визы консульские службы должны быть уверены, что у заявителя есть средства на поездку, ему будет где жить в зарубежной стране, и что он обязательно вернется на родину. Если у заявителя нет родственников, друзей и знакомых в стране назначения, у которых можно остановиться, в качестве подтверждения наличия места проживания используется бронь отеля для визы. Она может быть первым шагом к выкупу номера в отеле или же являться просто фиктивной бумагой для оформления визы.

Электронное подтверждение с сайта бронирования

Алгоритм бронирования прост: нужно выбрать понравившееся место размещения, указать требуемые даты заезда и выезда, количество человек и их персональные данные, реквизиты банковской карточки (запрашивается не всеми отелями) и контактную информацию. По адресу электронной почты, написанной в поле контактной информации, придет письмо с готовой бронью. Так вы получаете подтверждение бронирования отеля для визы в системе Booking – это письмо можно распечатывать и прикладывать к заявлению на .

Заранее стоит узнать из официальных источников, будет ли консульство конкретной страны удовлетворено неоплаченной бронью в качестве подтверждения места проживания.

Часто этого недостаточно, поэтому приходится оплачивать бронь заранее или пользоваться другим методом подтверждения.

Существует множество систем бронирования отелей. Самой популярной из них является Booking. На этом сайте представлены более миллиона вариантов размещения – от вилл до мест в хостеле – в 227 странах мира. Благодаря действительно широкому выбору предложений на любой вкус, ценам на разный кошелек, удобному оформлению заказов, круглосуточной системе поддержки и неприкосновенной репутации, огромное количество путешественников по всему миру доверяют Booking. И не только как месту, где забронировать отель для визы легко и просто, но и как ресурсу, на котором можно реально выбрать размещение на время поездки по душе.

Ни в коем случае нельзя забывать, что бронь хостела для визы, как и любого другого варианта размещения, должна содержать персональную информацию всех тех, кто подает заявление в консульство, а не только того, кто бронирует жилье.

Факсовое подтверждение из отеля

Поскольку бронирование отеля для визы и отмена брони с помощью таких систем, как Booking, осуществляется очень просто, консульства многих стран прекратили принимать подобные распечатки в качестве доказательства наличия места для проживания. Официальные учреждения перестали доверять туристам после того, как слишком большое число людей делали фиктивные брони для оформления визы, а затем после получения документа отменяли их. Правила пришлось ужесточить.

Как получить подтверждение брони отеля для визы, если консульство требует не просто распечатку из интернета, а официальный факс? В системах бронирования, помимо граф с персональными и контактными данными клиента, существует специальное окно «Комментарии». Во время оформления заказа именно туда стоит написать сообщение менеджеру отеля с просьбой выслать факс с подтверждением брони.

Факсовое подтверждение из отеля приходит на официальном бланке с реквизитами компании и ее представителей. Данная бумага является документом, который консульство любой страны должно принять.

И, наконец, самое интересное – ограничение выезда за границу должникам. Именно о статусе должника проще всего «забыть», собираясь в очередной заграничный отпуск. Причиной могут быть просроченные кредиты , неоплаченные квитанции ЖКХ, алименты или штрафы из ГИБДД. Любая из этих задолженностей может грозить ограничением выезда за границу в 2018 году, узнать информацию о наличии задолженности рекомендуем с помощью проверенного сервиса невылет.рф

Обязательно нужно помнить, что в факсе должны быть указаны точные даты заезда и выезда, а также имена всех участников поездки.

Как правило, системы бронирования работают без предоплаты, и туристы рассчитываются за свое проживание на месте. Однако не редки случаи, когда консульские службы не удовлетворяются неоплаченной бронью. Поэтому следует знать, как получить подтверждение оплаты отеля для визы. Для этого в том же окне «Комментарии» или в переписке с отельным персоналом по электронной почте следует попросить списать средства с банковской карты за заказ и обязательно упомянуть об этом в факсе. В данном способе есть существенный недостаток – в случае отмены поездки или при желании поменять отель будет непросто вернуть деньги назад.

Где найти контактные данные отеля

Не все отели быстро откликаются на просьбу, написанную в «Комментариях». А так как забронировать отель для получения визы иногда нужно срочно, необходимо искать альтернативные источники связи с понравившемся местом. Первым и главным источником является официальный сайт отеля. На нем обязательно должна присутствовать форма связи для клиентов или написан адрес электронной почты. Однако не у всех гостиниц есть свой персональный сайт.

Другим местом, где можно найти контактные данные отеля, является распечатка подтверждения бронирования. В ней должен быть указан юридический адрес гостиницы, телефон, а также адрес электронной почты. Если с отелем не получается связаться ни по одному из каналов, лучшим решением будет поиск другого места проживания с более расторопным персоналом.

Как выглядит подтверждение брони отеля для визы

Чтобы документы для похода в консульство соответствовали всем правилам, нужно знать, как выглядит подтверждение брони отеля для визы. К счастью, не надо ничего выдумывать и составлять самостоятельно. Отели и системы бронирования высылают стандартные ваучеры, с которыми нет необходимости производить какие-либо дополнительные операции.

Ваучер представляет собой официальный бланк с логотипом отеля или системы бронирования, в котором содержится персональная информация туриста, а также данные об отеле, заказанном номере и о других особенностях бронирования.

Электронное подтверждение от сайта по бронированию приходит на адрес электронной почты в формате PDF. Все, что нужно с ним сделать, – это распечатать. Факсовое подтверждение турист получает уже в готовом виде. И ту, и другую бумагу нужно просто приложить к пакету документов для оформления визы.

Какие документы необходимы для подтверждения места проживания

При выборе отеля в качестве места проживания консульство не должно требовать никаких дополнительных документов, кроме электронного или факсового подтверждения из заказанной гостиницы. Лишь в случае недобросовестного поведения туриста и вскрытия его обмана о каких-либо фиктивных бронях предыдущей поездки, его могут обязать представить доказательства о том, что во время прошлого путешествия он действительно останавливался в том отеле, бронь которого была предъявлена консульству.

Во время оформления бронирования также не понадобятся дополнительные документы. Система будет запрашивать лишь персональные данные, указанные в зарубежном паспорте. В некоторых случаях потребуется банковская карточка. Правила многих отелей подразумевают, что средства на ней в размере оплаты одной или более ночей пребывания в гостинице будут заморожены на все время брони.